浅述ERP物料编码

avatar 2020年3月13日11:10:15 评论 58

物料及产品零部件代号编码是ERP系统中工程数据管理的重要依据。为进一步规范公司的ERP系统物料编码流程,对以前发布过的一系列ERP项目编码相关文件进行汇总和统一,以强化ERP系统工程数据管理,确保ERP系统高效、稳定、安全运行。
物料及产品零部件代号编码规则适用于公司的各职能部门采用ERP软件对物料及产品零部件进行编码。 物料编码的基本原则及要求如下:

 1. 所有物料(包括产品/成品、部件、零件、材料、关键工序等)均应按照规则编制物料编码。每种物料的编码是唯一的。同种物料的单位是唯一的。
2. 结构、性能(功能)、规格等完全相同或有微小差别但用途完全相同的物料,只能采用同一个物料编码。
3. 物料编码在物料整个流程是不变的。
4. 产品零部件的图号(代号)与物料编码统一。
5. 所有项目编码由研发部统一归口专人编制。另外,在节假日或非正常上班时间,可由研发部授权公司指定人员在系统中增加生产急需的编码。研发部应对指定人员新增编码负责。

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要,但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂,物料编码就显得格外重要了。此时,物料的领发、验收,请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧,而藉着物料编码,使各部门提高效率,各种物料资料传递迅速、信息沟通更加容易。

        物料编码的功能主要是(1),增强物料资料的正确性,物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料的活动均有物料编码可以查核,因此物料数据更加正确。导致一物多号,一号多物或物料和编号错乱的现象不致于发生。
(2),提高物料管理的工作效率,物料既有系统的排列,以物料编码代替文字的记述,物料管理简便省事,效率因此提高。(3),有利于电脑的管理,物料管理在物料编码推行之后,才能进一步利用电脑作更有效的处理,以达到物料管理的效果。(3),降低物料库存、降低成本,物料编码有利于物料库存量的控制,同时有利于呆滞料的防止,并提高物料管理工作的效率,减轻资金的积压,降低成本。
(4),防止物料舞弊事件之发生,物料具有编码后,物料记录正确而迅速,物料储存井然有序,可以减少舞弊事件的发生。(5),便于物料的领用,库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。

         物料编码的一般原则是物料编码必须符合物料编码的原则,合理的物料编码,必须具备下列基本原则:简单性;分类展开性;完整性;单一性;一贯性;可伸缩性;组织性;适应电脑管理;充足性;易记易查询。

一、简单性:

         编码的目的在于将物料化繁为简,便于物料的管理,如果编码过于繁杂,则违反了编码的目的。因此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了,这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续,并可减少其中的错误机会。在物料相当少时,只要将物料简单分类为几项即可,物料分类项目多了,就显得很不方便。若物料相当复杂时,就要将大类再加以细分,这种分类展开也称为多级分类。

二、分类展开性

        物料复杂,物料编码大分类后还要加以细分,如果采用阿拉伯数字十进位,则每段最多只能由十个细分的项目,如果采用英文字母,则每段有26个细分项目,然而细分项目太多,就难于查找,而细分项目太少,则分类展开太慢,分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进位,有十八个项目时,其分类展开可以利用下列方法。

三、完整性

在物料编码时,所有的物料都应有物料编码,这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予的物料编码,则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生,即应赋予新的物料编码,并规定新的物料如果没有编码,采购部门不得从事采购,即使没有物料编码的新物料采购进来了,仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码,即应请采购部门补填物料编码,否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。

四、单一性

         物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料,同一种物料只能找到一个物料编码,而绝无一个物料有数个物料编码,或一个物料编码有数项物料,一般地,只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码,举例,如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成,不更换加工单位,即冲压成型后立即进行钻孔,紧接着进行喷漆,中间没有入库、出库处理,则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成,其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库,则在库存管理中为了区分该物料的三种状态,必须取不同的物料编码。例:3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。

五、一贯性

        物料编码要统一而有一贯性,如以年限分类为标准时,就应一直沿用下去,在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类,若要这么做必须要分段或分级进行。

六、伸缩性

        物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地,并不能仅就目前物料的现状考虑物料编码的安排,否则新物料产生时,就有新物料无号可编的情况。

七、组织性

       物料编码的编码系统,井然有序的组织与排列,以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性,对物料管理可以省掉不必要的麻烦。

八、适应电脑管理

        电脑的应用已经比较普及,因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号,如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性

        物料编码所采用的文字、记号或数字,必须有足够的数量,以便所组成的个别物料编码,足以代表所有个别物料,以及应付将来物料扩展时的实际需要,以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏。

十、易记易查性

          在不影响上述九项原则之下,物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字,或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则,若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码,仍不失为优秀的物料编码。

      目前很多企业所采用的物科编码方法,主要有下列几种:1, 阿拉伯数字法。
2,英文字母法。3, 暗示法 。4, 混合法。

一、阿拉伯数字法

         阿拉伯数字法,是以阿拉伯数字作为物料编码的工具,采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解,只是需另外准备物料项目与数字的对照表,又要记忆对照项目,因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的,较常见的有下列几种:1,连续数字编码法。2,分级式数字编码法。3,区段数字编码法。4,国际十进制分类法。

1.连续数字编码法

        连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列,然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号,只是顺序编码除显示编码时间的先后,往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内,例如: 1078为3/8“×3/4”的六角铁制带帽螺栓,而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“ ×1”,其物料编码无法插入(因过去没有库存或采用这种物料,故无编码),故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起,现在物料编码相距如此遥远,在物料管理、仓储管理上很不方便。

2.分级式数字编码法

        分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码,如止已继续进行下去。在分级式数字编码法中,任一物料项目只有一个物料编码。三种属性的阶级式数字编码法的优点一方面显示编码的规律性,一方面达到一物料项目仅有一编码的目标,其缺点是无用空号太多,一方面显得浪费累赘,另一方面常导致物料编码位数不够用。

3.区段数字编码法

         区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少,而仍能达到物料编码的目的。例如有64项,分为5大类,其情形如下:

A类 12项
B类 10项
C类 17项
D类 15项
E类 10项
合计 64项

上述情形,如用阶级式数字编码法必须3位数,但如改为区段数字编码则仅需二位数即可,其情形如下:

类别 分配编码 剩余备用编码
A类 12项(01-20) 8项
B类 10项(21-37) 7项
C类 17项(38-61) 7项
D类 15项(62-83) 7项
E类 10项(84-99) 6项

4.国际十进分类(U. D. C. )

         这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创,其方法新颖而独到,可以无限制展开,颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础,作更进一步发展,其后经众多数学专家的确究与发展,最后完成所谓国际十进位分类法(Universal Decimal Classification),目前已有许多国家采用为国家规格。所谓国际十进位分类法是将所有物料分类为十大类,分别以0至9之数字代表之,然后每大类物料再划分为十个中类,再以0至9之数字为代表,如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下:
6 应用科学
62. 工业技术
621. 机械的工业技术
621.8 动力传动
621.88 挟具
621.882. 螺丝、螺帽
621.882.2 各种小螺丝
621.882.21 金属用小螺丝
621.882.215 丸螺丝
621.682.215.3 平螺丝

采用国际十进分类的物料编码,如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时,即应加以“.”符号以表示划分,国际十进分类法可无限展开,任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统,国际十进分类法所能运用之符号只有十个(0-9),故使编码趋长而又无暗示作用,实在美中不足。

二、英文字母法
是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中I、O、Q、Z 等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆,故多废弃不用,除此之外,尚有23个字母可利用。如以A代表金属材料,B代表非木材,C代表玻璃。以AA代表铁金属,以AB代表铜金属......,英文字母在我国已经相当普遍,是可用的物料编码方法。

三、暗示法
暗示编码法是指物料编码代表物料的意义,可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为:字母暗示法,数字暗示法.

1、英文字母暗示法:
从物料的英文字母当中,择取重要且有代表性的一个或数个英文字母(通常取主要文字的第一个字母)做为编码的号码,使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字,进而从暗示中得知该物料为何物。
例如:
VC=Variable Capaciter(可变电容器)
IC=Integrated Circuit(集成电路)
SW=Switch(开关)
ST=Steel Tube (钢管)
BT=BRASS Tuber(黄钢管)
EP=Ear Phone(耳机)

2、数字暗示法:
直接以物料的数字为物料编码的号码,或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码,物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。物料编码代表的意义:

例1: ×× × ××× ×× ××
—— — ——— —— ——
类 小类 形式 长度 厚度

例2:电阻值的编码
编码 电阻值
005 0.5Ω
050 5Ω
100 10Ω
101 100Ω
102 1,000Ω
103 10,000Ω
104 100,000Ω
105 1,000,000Ω

例3:钢筋直径的编码

编 号钢筋直径
12 12mm
16 16mm
19 19mm
25 25mm

四、混合法

     混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码,而多以英文字母代表物料之类别或名称,其后再用十进位或其他方式编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进位采用符号较多,故有不少公司乐于采用此种方法。

物料编码举例:
例一:某公司冰箱材料分类与编码
代码基本形式
× × × × × × × × × ×
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
大分类 中分类 小分类

整个代码由十位数字组成,同样规格和材质的物料编码相同。

大分类是由前两位数字代表,31表示冰箱
中分类由第3、4、5位三位数字表示
1板金类:
01外箱组件 02内箱组件  03门组件  04蒸发器组件  05底座组件
06凝结器组件  07其他零件  08其他

2金属类:

01铁,02铜,03铝,04锌合金, 05其他金属

3塑胶橡胶类:

01挤压弄(射出), 02成型(真空与冲床成型),03吹气盛开04剪型, 05模内加热加压成型屑, 06橡胶,07管棒类

4电工器材
01电装品部分
02电线
03其他

5绝热材料
01玻璃纤维,02保利龙, 03玻璃类 , 04海绵类, 05木类

6杂类:01纸类,02胶带类

小分类为5位数(6、7、8、9、10),前4位是流水号码,最后一位表
板金类表面处理编码。
0 0 表示未电镀、未喷漆、及表面不需要处理之零件
1 1 表示喷漆
2 2 表示电镀
3 3 表示研磨

例三:某柴油机生产厂的物料编码原则
所有物料编码分四段,先后顺序为“物料类别、物料特征码、顺序号、后缀”
× ×××…… ××…… ×
物料类别物料特征码 顺序号 后缀(可选)
1.物料类别
物料类别用一位数字或字母表示,用来区分产品、零部件、原材料、辅助材料……
2.物料特征码
物料特征码用3-8位数字或字母表示,用来表示识别该类物料的特征代码。每一类物料可取不同宽度的特征代码,如:产品的特征码可取3位,用来表示产品的系列号及其他特征,而零部件的特征码可取8位,用来表示零部件所属的产品号及其图号。一旦确定了某类特征代码使用的位数,则所有该类物料的特征码必须按照指定的位数编码。代码不足指定位数的可用其他字母或数字补充(用字母补充时一般用字母“N”,),代码超过指定位数的可进行简写。
对特征码,也可进行细分,如特征码总长度为6位,则可用前两位表示一种信息,中间两位表示一种信息,后两位表示一种信息。
3.顺序号
顺序号用来表示某一物料在该类物料中的编码顺序,是为了区别同一类物料中的不同物料而设计的。顺序号的长度可根据该类物料的多少确定,但要考虑编码将来的扩展,保留一定的余地。不同类别的物料可以取不同长度的顺序号,如:用三位就可表示从‘000’到‘999’共1000种物料。顺序号的长度一旦指定,则该类物料的所有顺序号位必须按指定的长度编写,不足长度的前面用’0’补充。如:001,002,003,090,445等是正确的,不能用’10’表示第10种物料,而应用‘010’来表示。
4.后缀
后缀用一位字母表示,可以用来区分相同名称、规格或图号而材质、加工工序或颜色不同的零部件或产品、原材料。这样,可以用相同的特征代码和顺序号表示出同一图号的零部件或产品的不同状态。
如:C325002R,表示产品325002红色
C325002G,表示产品325002绿色
L3421007A,表示零部件3421007已冲压成型
L3421007B,表示零部件3421007已零件加工
L3421007C,表示零部件3421007已电镀
后缀是可以选择的,可以使用,也可以不用,根据具体情况而定。
5.举例:
如:产品的编码原则定为:
× ×××× ××
一位字母‘C’ 四位特征码 两位顺序号

则产品 内销机-S195-S195长单机的代码可编为: CS19501
内销机-S195-S195方单机的代码可编为: CS19502
内销机-S195-S19545W 的代码可编为: CS19503

零部件的编码原则为:
× ×××××××× ××× ×
一位字母‘L’ 八位特征码 三位顺序号 一位后缀

用特征码表示产品及图号的缩写,后缀表示零部件加工的状态。
例:专用件或借用件的编码:
内销机-S195-S19545W缸套的图号为0101,零件顺序号为03则其代码为可编为:LS195010103 [L S195 0101 03],后缀不用。
通用件的产品编码:
通用件因为不专于任何一个产品序号,其产品特征码可定义为:TTTT或其他有代表性的字符。
如果上例中的内销机-S195-S19545W缸套属于通用件,则其编码为:LTTTT010103。

注意事项:
1,如果使用字母和数字混和编码时,应避免使用字母O、I、Z等字母,以免书写时与0、1、2相混淆;
2,编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号(只是为了区分编码的段,而没有任何含义),因为这些符号不便于电脑输入,而且会使编码太长;
3,确定编码方案时一定要保留足够的空间以方便以后的扩充;
为了使编码便于书写和录入电脑,编码在满足一定的要求下应尽可能简短;
4,凡是库存中可能出现的物料都必须予以编码;
5,每种物料只能有一个编码,同样,一个编码只能在库存中找到一种物料,一一对应。

    自从有了MRP系统和ERP系统,有关物料(商品、产品、零件、材料、货品)的名称就开始烦扰软件工程师和用户。物料的描述开始有了编码(代码)、名称,随后有了规格、型号、材质、产地、品牌、重量、体积、颜色、计量单位,再不行还有批号、系列号(可以区别物体)。物料名称是ERP系统实施中继物料编码之后第二个需要考虑的问题。狭义的物料名称就是诸如彩色电视机、自行车、小汽车、车床、油漆、轴承、阀门、碳钢之类的物料名,广义的物料名称包括上面所述的大部分属性。实际的物料是要区分物料所有属性的差异性,名称相同不等于实际物料相同。ERP软件是通过物料编码和物料属性的差异性描述将物料区分的。但是ERP软件又常常只是将物料名称作为一个比较正式的字段属性和物料编码显示在一起,而将规格型号、材质、产地、品牌、重量、体积、颜色这类属性作为备注型字段处理,也就是这些属性在物料列表、报表和查询条件中均不会出现。只是在打印物卡和运输类单据时才会出现。在这种情况下,当物料的名称相同时,物料的差异性只有物料的编码能够反映,对使用者很不方便的。

如下面一组物料描述很正常。

代码 名称 型号规格 材质 产地 品牌 重量 体积 颜色

1 照相机 EOS888QD/28-80 日本 佳能

2 照相机 EOS888QD/28-80 广州 佳能

3 山地车 YE820型 永久 红色

4 山地车 YE820型 永久 湖蓝

5 山地车 YE820型 永久 海蓝

但是,你在ERP系统的物料定义中真的如此中规中距的定义物料,你的麻烦就来了。你将在ERP系统的很多地方看到的物料是:

1 照相机

2 照相机

3 山地车

4 山地车

5 山地车

ERP软件也有例外的几种情况:型号规格和名称一起出现;可以挑选几个属性和名称一起出现。这是通过耗费一些显示空间或者软件配置功能达到物料差异性提示改善的效果。即便ERP软件这样处理,在应用实践中还是需要注意二个问题:是不是在所有的地方都保持显示项目的一致;其次物料其他属性的描述是否需要表达。
当你重新审视物料名称时,将物料名称视为物料描述时,你的思维才回到正确的轨道上来了。大部分国外ERP软件不用物料名称这个词汇,而是用物料描述。当你把物料名称理解为物料描述时,你的出发点是为了说明物料的差异性。在你描述1号物料时,名称就是“照相机EOS888QD/28-80日本 佳能”,在你描述2号物料时,名称就是“照相机EOS888QD/28-80广州 佳能”,同理可以描述山地车。下面的代码名称列表可以清晰的反映物料的差异。

代码 物料名称

1 照相机 EOS888QD/28-80日本佳能

2 照相机 EOS888QD/28-80 广州佳能

3 山地车 YE820型 永久 红色

4 山地车 YE820型 永久 湖蓝

5 山地车 YE820型 永久 海蓝

当我们把物料名称视为物料描述时,我们在对物料进行命名时的大问题是解决了。但是,物料名称(描述)的长度有时会是个问题。通常一些ERP软件对物料名称的设置可能是30个字符,对物料超过限定长度的描述系统不能接受;另外,即使软件对物料名称长度的设置比较宽,比如50个字符,但是用足这个宽度产生的列表和报表可能会对眼球有所伤害。

下面是一些模拟的物料数据:

代码 名称 型号规格 材质 产地 品牌 重量 体积 颜色

1 轴承 滚珠SF6010L (功率、额定电压、风压、风力、转速、噪音、重量)

2 轴承 双滚珠SF6010H (功率、额定电压、风压、风力、转速、噪音、重量)

3 轴承 含油SF6010M (功率、额定电压、风压、风力、转速、噪音、重量)

4 交流接触器 CJ20-16A 上海 华通

5 交流接触器 CJ20-25A 上海 华通

6 交流接触器 LC1-D0610*5N 上海 施耐德

7 交流接触器 LC1-D0910*5N 上海 施耐德

8 阀门 WMR/U6 行程(滚轮)换向阀 (系列、产地)

9 阀门 WRZ(H)16M28L460 电液比例换向阀 (系列、产地)

10 阀门 2FRM16M28L460调速阀Z4S型整流板 (系列、产地)

11 阀门 2FRM16M35L460调速阀Z4S型整流板 (系列、产地)

12 阀门 DBDN40M53L400型直动型溢流阀 (系列、产地)

13 阀门 DBDG40M63L400型直动型溢流阀 (系列、产地)

括号中的提示表示有进一步的描述。

在长度受限时,可以考虑物料类别的使用。一部分的物料属性可以作为一个物料的类别从物料描述中剔除。长度受限时,也可以考虑赋义编码的使用。有的物料需要通过较长的描述才能区分,那么可以利用物料编码的赋义性特点,可以将型号规格作为物料编码。比如以“MFR-YE820”代表“永久 红色YE820型山地车”,以“MFB-YE820”代表“永久 蓝色YE820型山地车”,这样在显示物料代码和物料名程时有足够的信息表示物料的差异。这样的做法赋予了赋义编码新的意义。
产品配置管理物料。对于生产钢材、锻件、铸件、液压阀、电梯等可配置型产品的企业。在产品这个物料段,采用ERP软件的产品配置功能可以恰当的处理物料的描述。
从ERP软件上的设定分析,我认为应该有以下细节:

1.物料描述和物料名称都应该存在,如果把两者合而为一,在打印商品卡片时就会不方便。

2.提供对物料属性的查询、统计功能,和鼠标右键显示功能。

3.能够对物料属性进行搭配组合显示,打印。

以上文章摘自 《APSS 高级计划与排程协会》 http://www.hxjz.net/com/ycai/ns_detail.php?id=11987&nowmenuid=28884&cpath=2370:&catid=0

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